Chuyên Tổ Chức Sự Kiện Gala Team Building Tại Mỹ Tho, Cai Lậy ,Tiền Giang.
Tổ chức sự kiện cần những gì?
1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện
Xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện bao gồm những gì sẽ giúp bạn sáng tạo ý tưởng cũng như xây dựng nội dung kịch bản phù hợp, đạt được hiệu quả như mong muốn.
Xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện bao gồm những gì sẽ giúp bạn sáng tạo ý tưởng cũng như xây dựng nội dung kịch bản phù hợp, đạt được hiệu quả như mong muốn.
2. Xác định thời gian tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì?
Một số sự kiện sẽ có thời gian tổ chức đặc thù. Ví dụ như sự kiện khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ cần phải xem xét kỹ lưỡng ngày, giờ tổ chức phù hợp phong thủy và mệnh của gia chủ. Trong khi đó, lễ kỷ niệm thành lập thường được tổ chức vào đúng ngày thành lập công ty.
Đối với các sự kiện còn lại, thời gian tổ chức nên được ấn định vào một ngày cuối tuần. Nếu là ngày trong tuần nên diễn ra sau 16h. Đây là khoảng thời gian mọi người không vướng bận công việc, có thể đến tham dự sự kiện thoải mái và đông đủ nhất.
Ngoài ra, khi xác định thời gian diễn ra sự kiện, bạn cần lưu ý về khoảng thời gian cần thiết phục vụ cho công tác chuẩn bị. Thời gian chuẩn bị càng dài thì sự kiện của bạn càng được tổ chức một cách chỉn chu, hoàn hảo.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý những gì để thuê được một địa điểm ưng ý?
– Không gian phù hợp tính chất sự kiện
– Sức chứa phù hợp quy mô sự kiện
– Dịch vụ đa dạng theo yêu cầu sự kiện: Ngoài trời, nhà hàng, teabreak…
– Chi phí thuê địa điểm phù hợp ngân sách dự kiến
– Vị trí dễ tìm kiếm, giao thông thuận tiện
– Có bãi đỗ xe
Một vấn đề bạn có thể gặp phải đó là khi tìm được địa điểm ưng ý thì địa điểm đó đã được người khác đặt thuê vào đúng thời gian bạn dự định tổ chức sự kiện. Vì vậy, bạn nên dự phòng 2-3 thời điểm có thể tổ chức sự kiện cũng như lên kế hoạch khảo sát nhiều hơn 1 địa điểm. Nhờ đó, bạn có thể thay đổi linh hoạt trong mọi trường hợp.
4. Phân công nhiệm vụ cho từng nhóm
Một sự kiện phức tạp có thể có tới hàng trăm hạng mục phải lo và một mình bạn sẽ không thể cáng đáng được hết khối lượng công việc khổng lồ đó. Thành lập một ban tổ chức và tiến hành phân công công việc cho từng nhóm thành viên sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng cũng như đảm bảo thời gian thực hiện nhanh chóng hơn.
Phân công nhiệm vụ tổ chức sự kiện bao gồm những gì?
– Nhóm Ý Tưởng:
Phụ trách lên ý tưởng về chủ đề, concept sự kiện, kịch bản chương trình, key moment sự kiện, ý tưởng thiết kế, trang trí không gian tổ chức sự kiện cũng như các ấn phẩm truyền thông như backdrop sự kiện, thiệp mời, quà tặng. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện truyền thông trước và sau sự kiện.
– Nhóm Hậu Cần:
Phụ trách đặt thuê các dịch vụ bao gồm: Thuê phương tiện di chuyển (máy bay, tàu, thuyền, xe), địa điểm tổ chức sự kiện, địa điểm lưu trú (khách sạn), dịch vụ ăn uống (nhà hàng), thuê thiết bị (âm thanh, ánh sáng, trình chiếu), thuê nhân sự sự kiện (MC, ca sĩ, PG, lễ tân), dịch vụ media (quay phim, chụp hình sự kiện).
– Nhóm Điều Hành:
Chịu trách nhiệm lên danh sách thành viên, xây dựng agenda chương trình, xin giấy phép tổ chức, quản lý rủi ro, giám sát, điều phối và vận hành tổ chức sự kiện.
Bạn nên lập một bản checklist cụ thể cho từng bộ phận để đảm bảo không xảy ra bất kỳ thiếu sót nào.
5. Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện
Sáng tạo ý tưởng tổ chức sự kiện cần những gì?.
Lựa chọn chủ đề, concept sự kiện.
Sáng tạo ý tưởng chủ đề và concept sự kiện cần dựa vào mục đích tổ chức sự kiện cũng như thông điệp bạn muốn truyền tải tới khách tham dự thông qua sự kiện đó.
Chủ đề (slogan) sự kiện nên ngắn gọn, xúc tích, vần điệu, dễ nhớ, tập trung vào thông điệp sự kiện với độ dài không quá 10 từ.
Concept được coi là “linh hồn” của sự kiện, góp phần làm nổi bật chủ đề, thông điệp của sự kiện thông qua tất cả các hạng mục thiết kế, trang trí không gian tổ chức, ấn phẩm truyền thông, dresscode cũng như key moment sự kiện.
Xây dựng kịch bản chương trình sự kiện:
Có tới 3 loại kịch bản chương trình sự kiện nhưng nhiều người thường chỉ biết tới một loại duy nhất. Vậy 3 loại kịch bản tổ chức sự kiện bao gồm những gì?
– Kịch bản sự kiện tổng quát: Chi tiết timeline chương trình với các nội dung chính tương ứng.
– Kịch bản MC sự kiện: Kịch bản dẫn chương trình của MC với ngôn từ được trau chuốt kỹ lưỡng.
– Kịch bản kỹ thuật sự kiện: Dành cho đội ngũ kỹ thuật điều chỉnh âm thanh – ánh sáng – trình chiếu theo nội dung chương trình.
6. Lên kịch bản chương trình sự kiện
Kịch bản cũng là một yếu tố tạo nên thành công của sự kiện, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ. Kịch bản muốn lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia ngay từ những giây phút đầu tiên thì người viết kịch bản cần sáng tạo, nắm bắt được thông điệp chính và tổng thể chương trình. Các rủi ro, tình huống phát sinh phải được dự trù trước và cách xử lý linh hoạt.
Bên cạnh đó, mỗi loại hình sự kiện sẽ có một mục đích, tính chất khác nhau tương ứng với một kịch bản chương trình khác nhau: kịch bản khai trương, kịch bản ra mắt sản phẩm, kịch bản tổ chức tri ân khách hàng, kịch bản tất niên… nên cần linh hoạt tạo điểm nhấn cho sự kiện đồng thời triển khai công việc theo kế hoạch hiệu quả.
7. Thi công sự kiện trước khi diễn ra
Dựa theo kịch bản tổ chức chương trình đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết và trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai sót.
Đồng thời cần chuẩn bị các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết bởi mỗi sự kiện sẽ có những hạng mục và trang thiết bị khác nhau:
Dàn dựng sân khấu
Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng
Thuê MC, PG, ca sĩ/nhóm nhảy
Xin giấy phép tổ chức
Gửi thiệp mời đến khách hàng
Truyền thông, quảng bá cho sự kiện
8. Tiến hành
Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in
Khai mạc sự kiện
Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản
Tổ chức phục vụ ăn uống (nếu có)
Hỗ trợ chức các hoạt động: trò chơi, game shows, bốc thăm trúng thưởng….
Trong quá trình tiến hành sự kiện cần phải xác định tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra. Bước này giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, giảm rủi ro và thành công gây ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu trong quá trình thi công, việc tổ chức chương trình có xảy ra vấn đề phát sinh có thể xử lý và đưa phương án thay thế kịp thời.
Quảng Cáo Như Ý Mỹ Tho Tiền Giang Mỹ Tho tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Như Ý chúng tôi tự hào với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với giá cả cạnh tranh. Như Ý chuyên cung cấp cho quý khách hàng đa dạng các loại sự kiện:
-
Sự kiện hội nghị, hội thảo
-
Sự kiện khánh thành khai trương
-
Sự kiện ra mắt giới thiệu sản phẩm mới
-
Sự kiện triển lãm trưng bày sản phẩm
-
Sự kiện lễ kỷ niệm
-
Sự kiện tiệc tất niên
-
Sự kiện tiệc tất niên
-
Sự kiện trải nghiệm hoạt động team building
-
Sự kiện ngày quốc tế phụ nữ
Bên cạnh đó chúng tôi hỗ trợ tổ chức sự kiện theo mong muốn khách hàng
Một số sản phẩm in ấn tiêu biểu khách vui lòng tham khảo tại đây
